めざせ！バザーの達人バザーは引き継ぎノートを利用するかしないかで、役員さんの仕事量がずいぶんちがいます。そしてバザーは行き当たりばったりではなかなか成功するものではないし、毎年の体験をきちんと引き継いで伝えておかないと、バザーの質的レベルを維持したり上げることはできません。
私なりに引き継ぎノートで役立ったところ、もっと情報が欲しかったという役員時代の反省も踏まえて来年度の役員さんに活用してもらえるノートのポイントをあげてみました。
| 日時、場所 | 日程スケジュールをたてる時の目安になります。 |
|---|---|
| 懸案事項、解決方法、担当者氏名連絡先 | 昨年の担当者が分かると便利 |
| バザーで使用した材料、仕入れの単価 | できるだけ詳細な記録があれば便利です |
| 取引先業者の連絡先・担当者名、交渉事項 | 業者に関する感想も書いておけばなお良し |
| 販売個数、原価とバザー売値 | できるだけ詳細な記録を。値段付けの目安になります。 |
| 準備したもの、活動記録 | |
| 備品の管理場所 | 料理器具、備品などはどこに保管してあるのか、という情報も大事 |
| バザー後、反省点をまとめる | |
| バザーで人気のあった商品、売れなかった商品の記録 | こういう情報は役に立つ |
| 後始末の活動記録 | ゴミの処理方法、売れ残りの対処、お礼回り先など |
私の幼稚園PTAでは三役（会長、副会長２名、会計）のうち一人が記録係になっていました。記録もかなりの仕事量になります。1年間でA4版ノート2册ぐらい書いて書いて書きまくっていらっしゃいました。
写真の記録があれば便利です。バザー当日は役員も三役も写真をとるどころではないほど忙しいのですが、人に頼んで撮ってもらうなどして会場の様子が記録できると、レイアウトや商品の並べ方など、言葉にしづらい事柄が記録できます。
いい加減な記録しか残してなければ、役員を引き継いだ後も「あれはどこにありますか？準備はどうしましたか？どこにいったら買えますか？」などなど、現役役員さんから何度も詳細を尋ねるお電話がかかって来たり、呼び出しかかったりしますよ(^-^;) だから親切な記録ノートが必要なんですね〜